Wil je personeel inhuren zonder zelf het juridische en administratieve werkgeverschap te dragen? Dan is payrolling vaak een aantrekkelijke oplossing. Maar de eerste vraag die ondernemers, kantoormanagers en HR-verantwoordelijken stellen, is logisch: wat zijn de payroll kosten eigenlijk? Op deze pagina leggen we helder uit wat payrolling kost per uur en per medewerker, hoe de veelgebruikte omrekenfactor werkt, welke factoren de prijs bepalen en hoe de kosten zich verhouden tot iemand zelf in dienst nemen. Zo kun je een onderbouwde keuze maken en gerichte offertes vergelijken.

Hoe worden payroll kosten berekend?

Bij payrolling neemt een payrollbedrijf jouw medewerker juridisch in dienst. Jij bepaalt wie je aanneemt, wat diegene doet en wat het uurloon of maandsalaris is; het payrollbedrijf regelt het contract, de loonadministratie, de loonheffingen, de doorbetaling bij ziekte en de wettelijke werkgeversverplichtingen. Voor die dienst betaal je een opslag bovenop het brutoloon.

In de praktijk wordt de prijs bijna altijd uitgedrukt in een omrekenfactor (ook wel factor of tarief-factor genoemd). Dat is een vermenigvuldiger die je loslaat op het bruto-uurloon van de medewerker. Rekent een payrollbedrijf bijvoorbeeld met een factor 1,55 en verdient je medewerker 16 euro bruto per uur, dan betaal je 16 x 1,55 = 24,80 euro per uur (exclusief btw) aan het payrollbedrijf.

De omrekenfactor in de branche ligt doorgaans tussen ongeveer 1,3 en 1,7. Waar je precies uitkomt, hangt af van het functieniveau, de cao, het aantal medewerkers, het risico en de marge van de aanbieder. Belangrijk om te weten: die factor is geen “winstmarge” van tientallen procenten. Het grootste deel dekt kosten die je als directe werkgever óók zou hebben.

Wat zit er in de omrekenfactor?

De factor bundelt de werkgeverslasten en de dienstverlening tot één tarief. Typisch zitten hierin verwerkt:

• Werkgeverslasten: premies werknemersverzekeringen (WW, WIA), de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw en sectorpremies.
• Vakantiegeld: wettelijk minimaal 8% over het brutoloon.
• Vakantiedagen: reservering voor het wettelijk (en eventueel bovenwettelijk) verlof.
• Pensioenopbouw: afhankelijk van de toepasselijke regeling of cao.
• Doorbetaling bij ziekte: het payrollbedrijf draagt het risico van loondoorbetaling bij verzuim.
• Administratie en verzekeringen: loonverwerking, verzuimverzekering, aansprakelijkheid en compliance.
• Marge: de vergoeding voor de dienstverlening van het payrollbedrijf.

Rekenvoorbeeld: payroll kosten per uur en per medewerker

Om de kosten concreet te maken, werken we een voorbeeld uit met een fictief bruto-uurloon van 16 euro en een omrekenfactor van 1,55. Alle bedragen zijn indicatief en exclusief btw.

Onderdeel	Berekening	Bedrag
Bruto-uurloon medewerker	basis	16,00 euro
Omrekenfactor	x 1,55	—
Payrolltarief per uur (excl. btw)	16,00 x 1,55	24,80 euro
Kosten per fulltime week (40 uur)	24,80 x 40	992,00 euro
Kosten per maand (ca. 173 uur)	24,80 x 173	ca. 4.290 euro
Kosten per jaar (ca. 2.080 uur)	24,80 x 2.080	ca. 51.580 euro

Zoals je ziet betaal je in dit voorbeeld ongeveer 8,80 euro per uur bovenop het brutoloon. Dat verschil is geen pure winst voor het payrollbedrijf: het overgrote deel dekt vakantiegeld, vakantiedagen, sociale premies, pensioen en het ziekterisico dat jij anders zelf zou dragen. Wil je zien hoe verschillende tarieven en factoren zich tot elkaar verhouden? Bekijk dan onze pagina over payroll tarieven voor een uitgebreide vergelijking per functieniveau.

Welke factoren bepalen de payroll kosten?

Er bestaat geen vast landelijk tarief voor payrolling. De prijs die jij betaalt, wordt bepaald door een combinatie van factoren. Hoe beter je die begrijpt, hoe scherper je kunt onderhandelen en offertes kunt beoordelen.

De belangrijkste prijsfactoren op een rij

• Functieniveau en cao: een hoger salaris en een zwaardere cao (met meer bovenwettelijke afspraken, toeslagen of pensioen) verhogen de factor.
• Aantal medewerkers: bij meer medewerkers of een langlopend contract kun je vaak een lagere factor bedingen door schaalvoordeel.
• Contractvorm en duur: kortdurende of flexibele inzet is doorgaans duurder per uur dan een structurele plaatsing voor langere tijd.
• Ziekterisico en verzuimdekking: hoe meer risico het payrollbedrijf overneemt, hoe hoger de opslag.
• Sector en risicoklasse: sommige sectoren kennen hogere premies (bijvoorbeeld door meer ongevallenrisico), wat de factor opdrijft.
• Extra diensten: aanvullende HR-ondersteuning, werving, of een uitgebreide verzuimbegeleiding kosten extra.
• Btw: payrolldiensten zijn belast met 21% btw. Voor btw-plichtige bedrijven is die aftrekbaar, maar reken er wel mee in je cashflow.

Let op verborgen kosten

Een lage factor oogt aantrekkelijk, maar vergelijk altijd wat er in het tarief zit. Vraag expliciet of vakantiegeld, vakantiedagen, pensioen, verzuimdekking en reserveringen zijn inbegrepen. Soms wordt een scherpe factor gecompenseerd met aparte opslagen of een minder complete dekking. Een all-in factor is makkelijker te vergelijken dan een kaal basistarief met losse toeslagen.

Payroll kosten versus zelf in dienst nemen

Op papier lijkt zelf iemand in dienst nemen goedkoper, omdat je “alleen het brutoloon” betaalt. In werkelijkheid komen daar veel werkgeverslasten en indirecte kosten bij. Ook als directe werkgever betaal je immers sociale premies, vakantiegeld, pensioen en loon bij ziekte. Daar bovenop komt de tijd en het risico die je zelf draagt.

Aspect	Zelf in dienst nemen	Payrolling
Brutoloon	Je betaalt zelf	Je betaalt zelf (via het tarief)
Werkgeverspremies	Zelf afdragen	Inbegrepen in factor
Loonadministratie	Zelf of via boekhouder	Volledig verzorgd
Loon bij ziekte (tot 2 jaar)	Eigen risico	Risico bij payrollbedrijf
Juridisch werkgeverschap	Bij jou	Bij payrollbedrijf
Tijd en administratie	Aanzienlijk	Minimaal
Kosten per uur	Loon + werkgeverslasten	Loon x factor (all-in)

De rekensom is dus niet “brutoloon versus brutoloon x factor”, maar “brutoloon plus al jouw werkgeverslasten en risico’s” versus “één helder all-in tarief”. Reken je alle verborgen kosten van zelf werkgeven mee (premies, verzekeringen, verzuim, administratietijd), dan is het verschil vaak kleiner dan het lijkt. Voor bedrijven die flexibel willen blijven, weinig HR-capaciteit hebben of het ziekterisico willen afdekken, weegt het gemak van payrolling ruimschoots op tegen de opslag.

Wanneer is payrolling financieel interessant?

• Je hebt geen eigen HR- of salarisafdeling en wilt de administratie uitbesteden.
• Je wilt het risico van loondoorbetaling bij ziekte niet zelf dragen.
• Je verwacht schommelingen in personeelsbehoefte en wilt flexibel op- en afschalen.
• Je wilt snel starten zonder eerst een compleet werkgeversadministratief proces op te tuigen.
• Je wilt zekerheid over correcte naleving van cao, wet- en regelgeving.

Checklist: zo vergelijk je payroll offertes eerlijk

Voordat je een payrollpartner kiest, loop je deze punten na. Zo voorkom je appels-met-peren-vergelijkingen en verrassingen achteraf.

• Is het een all-in factor of een kaal tarief met losse opslagen?
• Zijn vakantiegeld, vakantiedagen en pensioen inbegrepen?
• Hoe is de doorbetaling en begeleiding bij ziekte geregeld?
• Geldt de juiste cao voor jouw sector en functie?
• Zit er 21% btw op en is die voor jou aftrekbaar?
• Zijn er opstart-, contract- of administratiekosten?
• Hoe flexibel zijn de contract- en opzegvoorwaarden?
• Werkt de aanbieder transparant over marge en opbouw van het tarief?

De payroll kosten verschillen per aanbieder, functie en situatie. De beste manier om te weten wat payrolling voor jóuw personeel kost, is meerdere offertes naast elkaar leggen. Via Bedrijfsoffertes.nl vul je eenmalig je situatie in en ontvang je vrijblijvend voorstellen van maximaal vier betrouwbare payrollbedrijven, zodat je factoren en voorwaarden makkelijk kunt vergelijken. Vraag hier direct je payroll offerte aan en zie zwart-op-wit wat het jou kost.